Casemanager of arbodienst: wat is het verschil?

De termen casemanager en arbodienst lopen in offertes door elkaar. Dat is begrijpelijk, want beide hebben met zieke medewerkers te maken. Het zijn verschillende rollen. Een arbodienst is de organisatie waarmee u de wettelijke deskundige bijstand regelt, in het bijzonder de bedrijfsarts. Een casemanager is de persoon die het dossier begeleidt: gesprekken, plannen, termijnen en de terugkeer naar werk. U heeft de arts nodig van rechtswege. De casemanager heeft u nodig zodra de regie te zwaar wordt voor HR of voor de leidinggevende.

Arbopartner Brabant levert het tweede. We zijn geen arbodienst en we gaan die rol ook niet claimen. Wie een bedrijfsarts zoekt, houdt zijn huidige contract of sluit een nieuw contract met een partij die die taak wél heeft.

Wat de arbodienst typisch doet

De Arbowet verplicht u werknemers toegang te geven tot een bedrijfsarts. Die arts beoordeelt of iemand medisch gezien beperkt is in het werk, hoe lang dat ongeveer duurt, en welk werk nog kan. De arts deelt met u geen diagnose, wel een belastbaarheidsprofiel: uren, tillen, concentreren, samenwerken.

Daarnaast bieden arbodiensten vaak een verzuimloket, preventief spreekuur, periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek en soms een casemanager uit hun eigen pool. Die pool is precies het punt waarop werkgevers afhaken. De ene week spreekt u Sanne, de week erop Jamal, en geen van beiden is op de werkvloer in Veghel geweest. Voor een eenvoudige griep is dat genoeg. Voor een dossier van acht maanden met een ploegleider die het conflict ontwijkt, is het te dun.

Wat de casemanager doet

De casemanager vertaalt het advies van de arts naar de maandagmorgen. Welke taken passen bij ‘niet tillen boven de tien kilo’. Wie spreekt de medewerker volgende week. Ligt er een plan dat beide partijen hebben getekend. Is de 42e-weekmelding gedaan. Staat de eerstejaarsevaluatie in de agenda.

Die persoon hoort het bedrijf te kennen. Niet vanuit een landelijk script, maar omdat hij of zij er wekelijks is. Dat is de reden dat wij detacheren binnen ongeveer 45 minuten van Uden, met reistijd in het tarief. Een casemanager die drie klanten op een dag doet tussen Utrecht en Maastricht, schrijft een dossier. Die bouwt geen relatie.

De Wet verbetering poortwachter vraagt die samenhang. UWV toetst later of u voldoende heeft gedaan, niet of u een duur abonnement had. Een map met artsbrieven zonder plan is onvoldoende. Een plan zonder arts is ook onvoldoende.

De arbeidsdeskundige is een derde rol

Naast arts en casemanager bestaat de arbeidsdeskundige. Die onderzoekt welk werk in het eigen bedrijf of daarbuiten nog past, vaak als de medische beperkingen stabiel zijn en de discussie over de functie begint. Dat onderzoek doet bij ons het zustermerk Matchvermogen, niet de casemanager die het dossier begeleidt. Klanten van Arbopartner Brabant krijgen daar 8 procent korting op. Het is een andere factuur en een andere handtekening. Zo hoort het.

Tweede spoor, de begeleiding naar werk bij een andere werkgever, is weer een vierde rol. Die ligt bij Best Match. De casemanager bewaakt of het traject op tijd start. De coach voert het uit.

Wanneer u alleen een arbodienst houdt

Als uw verzuim kort is, uw leidinggevenden de gesprekken voeren en HR de termijnen bewaakt, voegt een extra casemanager weinig toe. Betaal dan geen dubbele regie. Gebruik de arbodienst voor de arts en houd zelf de pen vast. Een verzuimprotocol kan dan genoeg zijn om de eerste week strak te trekken.

Wanneer u er een casemanager naast zet

Zet er iemand naast als de arbodienst wel adviezen stuurt en niemand ze uitvoert. Als dossiers over de zes weken gaan zonder probleemanalyse. Als u meerdere vestigingen heeft en elke plant het anders doet. Als psychisch verzuim of een conflict de sfeer bepaalt. De matchcalculator helpt het niveau kiezen. Het pakket kiest u op uren: tien, twintig of vierentwintig en meer.

U zegt de arbodienst daar niet voor op. U maakt afspraken wie de arts informeert, wie de werknemer spreekt en wie de leidinggevende aanjaagt. Die afspraak hoort op één pagina, anders bellen twee bureaus dezelfde medewerker op dezelfde dag.

Geld en verwachting

Een arbocontract en een detacheringsblok zijn twee facturen. Tel ze niet op alsof ze hetzelfde kopen. De arts koopt u voor medisch oordeel. De casemanager koopt u voor tijd op locatie. Geen van beide garandeert een lager verzuimpercentage. Wie dat wel op de offerte zet, vraagt u iets te geloven wat de statistiek niet dekt.

Wilt u weten welk uurvolume naast uw huidige arbodienst past, plan dan een adviesgesprek. Neem het contract met de arbodienst mee, of in elk geval de bijlage waarin staat hoe snel de bedrijfsarts ziet. Daar begint de samenwerking, niet bij een nieuw logo op het ziektebriefje.

Een werkafspraak op één blad

Schrijf de samenwerking op één blad, anders bellen twee organisaties dezelfde medewerker. De arbodienst levert de bedrijfsarts en het medische spreekuur. De casemanager plant de gesprekken op locatie, schrijft het plan van aanpak en bewaakt week 42 en week 52. HR beslist over loon en over een eventueel vertrek, samen met uw jurist. De leidinggevende verdeelt het werk. Zet erbij hoe snel de arts ziet na een verzoek, en wie de probleemanalyse opvraagt als die blijft liggen.

Eens per kwartaal is een kort driegesprek genoeg: HR, casemanager, en de contactpersoon van de arbodienst. Geen nieuwe strategie, wel de dossiers waarin het advies en de praktijk uit elkaar lopen. In een fabriek in Helmond is dat vaak een taak die op papier licht is en op de lijn niet bestaat. In een kantoor in Den Bosch is het vaker thuiswerk zonder afgesproken uren. Het blad dwingt u die frictie te benoemen voordat UWV het later in het verslag terugleest.

Betaalt u zowel een abonnement als een uurblok, vraag dan in het adviesgesprek welke taken uit het abonnement u kunt schrappen omdat de casemanager ze overneemt. Dubbele regie is het duurste misverstand tussen deze twee rollen. De arts schrappen is geen optie. Een wisselend verzuimloket schrappen vaak wel, zodra er een vast gezicht is.