Verzuimbeleid opstellen: voorbeeld en tips

Een verzuimbeleid dat in de la ligt, verandert geen enkele maandagmorgen. Een protocol dat de teamleider kan naslaan tijdens een telefoontje, wel. Het verschil zit niet in de dikte. Het zit in de vraag of de mensen die bellen, het stuk hebben geschreven of alleen hebben ontvangen.

Arbopartner Brabant stelt zo’n protocol op samen met HR en minstens twee leidinggevenden. Dit artikel geeft de structuur, zodat u weet wat u koopt of wat u zelf kunt starten. Het is geen model dat u alleen van uw bedrijfsnaam hoeft te voorzien. Een voedselproducent met ploegen en een accountantskantoor hebben niet hetzelfde telefoonscript.

Beleid en protocol zijn niet hetzelfde

Het beleid is de keuze van de directie. We begeleiden verzuim met het oog op terugkeer, we wantrouwen niet bij de eerste melding, we houden ons aan de wet, en we investeren in leidinggevenden die het gesprek voeren. Dat past op een halve pagina.

Het protocol is de werkwijze. Wie belt. Binnen hoeveel uur. Welke vragen wel. Welke vragen niet. Wanneer de bedrijfsarts. Wanneer een frequentieverzuimgesprek. Wie het plan van aanpak bewaakt. Waar de notities staan. Dat is het document dat op de afdeling leeft.

De Wet verbetering poortwachter noemt u in de juridische bijlage, niet als titel op de poster in de kantine. Op de werkvloer volstaat ‘ziek melden en weer aan het werk’. De termijnen uit de wet horen wel in de checklist van HR, anders mist u week zes en week 52.

Voorbeeldstructuur die werkt

Eerste hoofdstuk: ziekmelding. Kanaal, tijdstip, wie terugbelt dezelfde dag. De vijf regels die in de notitie komen. Een verwijzing naar de vragen die wel en niet mogen.

Tweede hoofdstuk: de eerste twee weken. Contactfrequentie. Wanneer u de bedrijfsarts inschakelt, in lijn met uw arbocontract. Wat u doet als iemand niet opneemt. Geen dreigende taal in de eerste versie. Wel een feitelijke zin: bij uitblijvend contact volgt een aangetekende uitnodiging, na overleg met HR.

Derde hoofdstuk: van week zes tot de evaluatie. Probleemanalyse, plan van aanpak, 42e-weekmelding, eerstejaarsevaluatie. Niet alle details, wel wie de eigenaar is. HR bewaakt de datum. De leidinggevende voert het gesprek. De casemanager, als die er is, bereidt voor.

Vierde hoofdstuk: frequent verzuim. De drempel, bijvoorbeeld drie of vier meldingen in twaalf maanden, het gesprek, de evaluatie na zes weken. Toon: feiten, geen verdenking. Meer daarover in het artikel over frequent verzuim.

Vijfde hoofdstuk: loon. Wat de cao zegt over het eerste en tweede jaar, of er wachtdagen zijn, wie de salarisadministratie informeert. Geen percentages verzinnen. De cao wint van uw voorkeur.

Zesde hoofdstuk: privacy en bewaarplaats. Wie het dossier mag openen. Dat diagnoses er niet in horen. Hoe lang u stukken bewaart. De bewaartermijn voor formulieren op onze site is nog een open punt. Voor uw eigen verzuimdossiers volgt u de termijn die uw jurist en de wet voorschrijven, vaak gekoppeld aan de duur van het dienstverband en de fiscale bewaarplicht voor loonstukken. Laat dat niet aan een leverancier over.

Tips uit de praktijk

Schrijf het met de woorden van de teamleider. ‘Probleemanalyse opvragen’ wordt ‘bel de arbodienst en vraag het advies over wat iemand nog kan’. Test het protocol met een verzonnen casus in een overleg van drie kwartier. Waar iemand aarzelt, is de tekst onduidelijk.

Houd een versie van één pagina voor op de deur van de teamkamer, en een langere versie voor HR. Niemand leest twaalf pagina’s tijdens een ziekmelding om zeven uur ’s ochtends.

Laat de OR of de personeelsvertegenwoordiging op tijd mee kijken als instemming aan de orde is. Een protocol dat u na invoering moet intrekken, kost meer tijd dan een ronde commentaar.

Koppel het protocol niet aan een verzuimbonus. U stuurt dan op aanwezigheid in plaats van op herstel. Dat conflict beschrijven we bij frequent verzuim. Zet de energie in het gesprek op dag één.

Wat u niet in het beleid zet

Geen belofte dat het verzuim met een procent daalt. Geen zin dat ziekmelding op maandag ‘extra wordt gecontroleerd’ alsof die dag verdacht is. Geen medische beslisboom voor leidinggevenden. Geen naam van een softwarepakket als dat pakket volgende jaar wisselt. Werkwijze eerst, systeem daarna.

Invoeren is een tweede project

Het document publiceren in het intranet is niet invoeren. Plan een korte uitleg per ploeg of per team. Laat leidinggevenden één gesprek oefenen. Evalueer na twee maanden welke stap niemand doet. Meestal is dat de notitie, of de tijdige arts. Pas het protocol daar aan, niet de mensen met een vermanende mail.

Wij kunnen het stuk schrijven als losse opdracht of binnen de uren van een pakket. De dienstpagina beschrijft dat. Heeft u al een protocol uit 2019, dan is bijwerken vaak genoeg. De termijnen zijn niet revolutionair veranderd. De manier waarop uw ploegen werken, wel. Een tekst die nachtdiensten negeert, is in Veghel of Helmond al mislukt voordat iemand hem leest.

Een goed beleid is saai op de juiste plekken en scherp op de rolverdeling. Saai betekent dat iedereen weet wie belt. Scherp betekent dat u geen diagnose verzamelt en geen termijn mist. Dat is genoeg om maandag te beginnen.

Herzie het protocol na een echte misser, niet alleen op een verjaardag in de agenda. Is een 42e-weekmelding te laat gegaan, schrijf dan de stap bij die dat had moeten voorkomen: wie krijgt het seintje, uit welk systeem, op welke dag. Is een leidinggevende een diagnose gaan vragen, oefen die casus in het eerstvolgende overleg zonder de naam van de medewerker. Beleid wordt beter van incidenten die u durft te bekijken. Het wordt slechter van een jaarlijkse tekstwijziging die niemand op de vloer heeft gelezen. Bewaar de versie die gold op het moment van een dossier. Zo kunt u later uitleggen welke afspraak toen van kracht was.