Medewerker ziek gemeld: wat moet je de eerste week doen?

Een ziekmelding is geen administratieve formaliteit die tot maandag kan wachten. In de eerste week legt u het spoor waarop de rest van het dossier rijdt. Wie er dan belt, wat er wordt gevraagd en wat er wordt opgeschreven, bepaalt of een medewerker over drie maanden nog een werkbare relatie met de leidinggevende heeft. Voor een werkgever in Brabant met een paar dozijn mensen is die eerste week meestal mensenwerk, geen software.

De Wet verbetering poortwachter schrijft niet voor dat u op uur één een formulier van acht pagina’s invult. Wel verwacht de wet, en later UWV, dat u vanaf het begin werkt aan terugkeer. Stilzitten omdat ‘het wel meevalt’ is de duurste reflex die we zien.

Dag één: meld het, en spreek een mens

Neem de melding aan via het kanaal dat in uw protocol staat: telefoon, een app, een planner. Een appje ‘ik ben ziek’ zonder vervolg is te mager. De leidinggevende belt dezelfde dag terug, tenzij de melding ’s nachts binnenkomt. Dan is de volgende ochtend vroeg genoeg.

In dat gesprek vraagt u drie dingen. Wanneer is iemand uitgevallen. Welke werkzaamheden liggen er deze week die een collega moet overnemen. Wanneer u elkaar weer spreekt. U vraagt niet naar de naam van de aandoening, niet naar medicijnen en niet naar het oordeel van de huisarts. Dat is geen beleefdheid, het is de AVG. Gezondheidsgegevens mag u niet verzamelen als u ze niet nodig heeft, en voor de planning van het werk heeft u ze niet nodig.

Schrijf daarna vijf regels op: datum, wat u heeft afgesproken, wie de taken overneemt, en de volgende contactdag. Die notitie is het begin van het dossier. Zonder die notitie bestaat het gesprek over een half jaar alleen nog in iemands geheugen, en geheugens verschillen.

De eerste drie dagen: werk, geen diagnose

Kijk of er werk is dat wél kan. Een monteur die niet kan tillen, kan soms wel een collega instrueren. Een planner met hoofdpijn kan soms een halve dag later alsnog de routes nalopen. Dring niet aan op aanwezigheid als de medewerker zegt dat werken nu niet gaat. Dring wel aan op een concreet volgend moment.

Het loon loopt door. Artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek verplicht u tot minimaal 70 procent, 104 weken lang. In de praktijk betaalt een groot deel van de cao’s in voedsel, metaal, bouw en zorg het eerste jaar 100 procent, soms met een maximum. Lees de cao vóór u een loonstrook aanpast. Een te lage betaling in week één is een conflict dat u er zelf bij maakt.

Vervanging is een aparte beslissing. Huurt u meteen een uitzendkracht in, dan lopen de kosten hard op. TNO raamde de vervangingscomponent van een verzuimdag op ongeveer €146 bij een modaal referentiejaarloon, naast loondoorbetaling en productieverlies. Die euro’s zijn een reden om snel te weten of het om twee dagen of om twee maanden gaat. U weet dat in week één zelden zeker. Daarom is een korte inhuur slimmer dan een contract voor een kwartaal.

Einde van de week: bedrijfsarts en verwachting

Aan het einde van de eerste week hoort u een werkhypothese te hebben. Dit lijkt kort, we spreken elkaar maandag weer. Of: dit duurt langer, de bedrijfsarts moet een oordeel geven over belastbaarheid. Het tweede pad stelt u niet uit tot ‘eens kijken over een maand’. De probleemanalyse hoort er rond week zes te zijn. Wie in week één al ziet dat terugkeer niet vanzelf gaat, plant de arts eerder.

U bent verplicht een bedrijfsarts beschikbaar te hebben via uw arbodienst of een zelfstandig gevestigde arts. Een casemanager, een HR-medewerker of een leidinggevende stelt geen medische diagnose en geeft geen groen licht om te werken tegen het advies van de arts in. Arbopartner Brabant levert die arts niet. Wel kan een gedetacheerde casemanager de afspraken bewaken, zodat de arts niet pas in week tien voor het eerst van het dossier hoort.

Wat u in de eerste week vastlegt

Een bruikbare notitie bevat de eerste ziektedag, de functie, de werktijden, het laatste contact, de afgesproken vervolgstap en de naam van de leidinggevende. Geen medische termen die u van de medewerker heeft gehoord en vervolgens zelf interpreteert. ‘Zegt zelf dat rugpijn het tillen belemmert’ is een feitelijke weergave. ‘Heeft een hernia’ is een diagnose die u niet stelt.

Deel die notitie niet met het hele team. Collega’s hebben recht op een planning, niet op een ziektegeschiedenis. ‘Sam is deze week afwezig, de orders van lijn twee doet Noor’ is genoeg.

Veelgemaakte fouten in die zeven dagen

De eerste fout is radiostilte. Een medewerker die niets hoort, vult de leegte zelf in, meestal somber. De tweede fout is een leidinggevende die te veel vraagt, uit bezorgdheid of uit frustratie over de ploeg. De derde fout is alles uitbesteden aan een verzuimapplicatie die wel een vinkje zet en geen gesprek voert.

Een vierde fout zien we bij familiebedrijven in de Meierij: de directeur belt wel, maar schrijft niets op, omdat ‘we elkaar kennen’. Over acht maanden kent UWV u niet. Het dossier moet zonder die directeur leesbaar zijn.

Wanneer u dezelfde week hulp inschakelt

Schakel dezelfde week iemand in als er al een conflict liep vóór de ziekmelding, als de medewerker het contact weigert, of als dit de derde melding in twee maanden is. Voor een acuut dossier is er spoedhulp. Voor een structurele aanpak kijkt u daarna naar een uurblok. De matchcalculator helpt kiezen of u een medior of een senior nodig heeft. Dat is een richting, geen offerte.

De eerste week is geslaagd als drie dingen waar zijn. Er is contact geweest. Er is een volgende afspraak. Er staat op papier wat u heeft afgesproken, zonder medische bijzonderheden die er niet horen. Alles daarna, van het plan van aanpak tot een eventueel tweede spoor, bouwt op die drie dingen.