Loonsanctie UWV voorkomen: de 7 meest gemaakte fouten

Een loonsanctie van UWV betekent dat u na 104 weken ziekte nog maximaal 52 weken loon betaalt, omdat de re-integratie niet voldoende was. Het is geen boete die u naar UWV overmaakt. Het is langer loon aan de medewerker, en een opzegverbod dat blijft staan zolang de sanctie duurt. UWV beschreef in een kennispublicatie dat bij 85 procent van de opgelegde verlengingen de reden was dat de werkgever de re-integratie niet, te laat of verkeerd had opgepakt. De Wet verbetering poortwachter is de bodem onder die toets. De fouten hieronder zijn de fouten die we in dossiers tegenkomen voordat die toets plaatsvindt.

Dit is algemene informatie. Het is geen oordeel over uw map en geen voorspelling van wat een verzekeringsarts gaat doen.

1. Geen probleemanalyse, of een analyse die niemand gebruikt

Rond week zes hoort de bedrijfsarts te beschrijven wat iemand nog kan. Zonder dat stuk schrijft u een plan op gevoel. UWV leest dat later als een gat. De fout is niet alleen dat de analyse ontbreekt, maar ook dat hij in een portal staat en de leidinggevende hem nooit heeft gezien. Print hem, of zet de belastbaarheid in het plan in gewone woorden. ‘Niet tillen, wel administratie twee uur’ is bruikbaar. ‘Zie bijlage’ is dat niet als de bijlage ontbreekt bij het re-integratieverslag.

2. Een plan van aanpak dat te laat of te vaag is

Rond week acht horen werkgever en werknemer een plan te tekenen. ‘We blijven in gesprek’ is geen plan. Activiteiten, data en een eigenaar wel. Beide handtekeningen tellen. Een plan dat alleen HR heeft ondertekend, suggereert dat de medewerker er niet bij was. Hoe u een plan schrijft dat wél deugt, staat in het artikel over het plan van aanpak.

3. De eerstejaarsevaluatie overslaan

Rond week 52 kijkt u terug en vooruit. Veel organisaties doen het gesprek wel en schrijven het niet op, of schrijven een alinea ‘we gaan zo door’. De evaluatie is het moment om te beslissen of ander werk buiten het bedrijf moet starten. Stelt u die keuze uit, dan staat u in week 80 met lege handen. De checklist helpt het gesprek voor te bereiden.

4. Tweede spoor te laat

Eerste spoor is terugkeer bij u, in de eigen of een andere functie. Tweede spoor is werk elders. U start het tweede niet pas als het eerste ‘helemaal is uitgesloten’ in de laatste maand. Zodra structurele terugkeer niet waarschijnlijk is, horen beide sporen naast elkaar. Te laat starten is precies de categorie ‘te laat opgepakt’ uit het UWV-overzicht. Best Match voert het traject uit voor klanten van dit label, met 10 procent korting. De casemanager bewaakt de datum.

5. De bedrijfsarts te laat of helemaal niet

Een leidinggevende is geen arts. Een casemanager ook niet. Zonder medisch oordeel over belastbaarheid gokt u welke taken passend zijn. Gokken en daarna thuislaten ‘voor de zekerheid’ is allebei verwijtbaar. Zorg dat uw arbocontract een arts levert binnen een termijn die bij week zes past, niet binnen een termijn die bij week twintig past.

6. Niets op papier

Mondelinge afspraken bestaan niet voor UWV. Een appje ‘sterkte, tot volgende week’ is geen verslag. Noteer datum, aanwezigen, wat iemand kan, wat u aanbiedt, en wat de volgende stap is. Laat weg wat medisch bijzonder is en wat u niet hoeft te weten. Een dik dossier vol diagnoses is niet beter dan een dun dossier met de juiste feiten. Het is vaak slechter, omdat u gegevens verwerkt die de AVG niet wil.

7. De medewerker niet echt betrekken

Re-integratie is een verplichting van twee kanten. Een plan dat u oplegt zonder gesprek, of een medewerker die afspraken naast zich neerlegt zonder dat u dat vastlegt, geeft allebei een scheef dossier. Nodig uit, noteer als iemand weigert, en blijf correct. Druk om een vaststellingsovereenkomst te tekenen terwijl de re-integratie nog niet is geprobeerd, lost de sanctie niet op. Het kan hem voeden.

Wat een sanctie kost, als orde van grootte

52 weken extra loon is het maximum, niet de automatische uitkomst. Herstelt u de tekorten, dan kunt u een bekortingsverzoek doen. UWV schrijft dat zo’n verzoek binnen drie weken wordt beoordeeld. Tot die tijd betaalt u door en mag u niet opzeggen vanwege de ziekte.

In onze kostencalculator staat een risico-indicator: per lang dossier 52 weken maal het weekloon maal 1,3. De 1,3 is een aanname voor werkgeverslasten. Gebruik hem om de directie wakker te maken, niet als voorziening in de jaarrekening. De echte sanctie is het loon dat uw cao voorschrijft, plus de tijd die het team kwijt is.

Wat u deze week nog doet

Pak het oudste dossier erbij. Loop de zeven punten na met de loonsanctie-check. Ontbreken er drie of meer, wacht dan niet op de WIA-aanvraag in week 88. Bel spoedhulp of plan een adviesgesprek. Een casemanager kan de gaten niet magisch dichten. Wel kan diegene de komende weken de stukken maken die er hadden moeten liggen, samen met u en de medewerker. Dat is repareren terwijl het noch te laat noch gratis is.

Repareren heeft een volgorde. Eerst de probleemanalyse, als die ontbreekt of verouderd is. Dan het plan, met taken die deze week kunnen starten. Dan de evaluatie als het jaar al voorbij is. Pas daarna een bekortingsverzoek, als er al een sanctie ligt. Een verzoek zonder de stukken die UWV noemt, is een brief. Het werk is het dossier. Houd de medewerker in elke stap aan tafel. Een reparatie die alleen HR kent, overtuigt niet en is ook niet eerlijk naar degene wiens terugkeer het onderwerp is.