Wat mag je wel en niet vragen aan een zieke medewerker?

De vraag ‘wat heb je?’ ligt op de tong van elke leidinggevende die een ploeg rond moet krijgen. Hij is menselijk en hij is meestal niet toegestaan. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. U mag ze niet uitvragen omdat u nieuwsgierig bent of omdat het de planning lijkt te helpen. U heeft genoeg aan wat iemand wel en niet kan doen. De bedrijfsarts vult het medische oordeel in, in een vorm die u mag gebruiken: beperkingen en mogelijkheden, geen diagnose.

Dit stuk is een praktische grens, geen vervanging van uw privacy officer of van een advocaat. Bij twijfel over een concreet dossier belt u die, niet een groepsapp.

Vragen die wel kunnen

Wanneer bent u uitgevallen, en tot wanneer moeten we de planning aanpassen als u dat al weet. Welke taken van deze week moeten door een collega worden gedaan. Kunt u reizen, beeldschermwerk doen, tillen, nachtdiensten draaien, of moet de arts dat eerst zeggen. Wanneer spreken we elkaar weer. Bent u bereikbaar op dit nummer. Heeft u de bedrijfsarts nodig, of wijst u dat af.

Die vragen gaan over werk en over het organiseren van contact. Ze horen bij goed werkgeverschap en bij de plicht om aan re-integratie te werken. De Wet verbetering poortwachter verwacht die inzet. De AVG verbiedt niet het gesprek. Hij verbiedt het verzamelen van medische details die u niet nodig heeft.

Vragen die niet kunnen

Wat is de diagnose. Welke medicijnen gebruikt u. Wat zei de huisarts letterlijk. Bent u onder behandeling bij een psycholoog, en waarvoor. Bent u zwanger, als dat niet vrijwillig en in de juiste context wordt gemeld. Is het ‘echt’ of ‘tussen de oren’. Komt het door uw thuissituatie, als dat een medisch beeld uitvraagt. Mag ik uw partner spreken over uw klachten.

Ook een omweg is een verboden vraag. ‘Je hoeft niet te zeggen wat het is, maar is het je rug of je hoofd?’ is dezelfde vraag in tweeën. ‘Vorige keer was het ook psychisch, hè?’ is een oordeel dat u niet hoort te hebben, en al helemaal niet hoort te herhalen.

Als de medewerker het zelf vertelt

Mensen vertellen soms uit zichzelf dat ze een hernia hebben of in een burn-out zitten. U onderbreekt ze niet alsof het een verhoor is. U zegt dat u die details niet nodig heeft voor het werk, en u vraagt wat het betekent voor taken en uren. In de notitie zet u de gevolgen, niet het medische etiket. ‘Geeft aan de komende twee weken niet te kunnen tillen. Volgende contact donderdag. Bedrijfsarts gevraagd.’ Dat is genoeg.

Schrijft u de diagnose toch op, dan verwerkt u een bijzonder gegeven. U moet kunnen uitleggen waarom dat noodzakelijk was. ‘De medewerker zei het zelf’ is een zwakke reden als u het ook had kunnen laten. Hoe minder er staat, hoe kleiner de schade als een mailbox lekt of een leidinggevende de notitie deelt in een teamoverleg.

Wie mag het weten

De leidinggevende mag weten wat nodig is om het werk te verdelen: afwezig, beperkingen, afspraken. HR mag het dossier bijhouden. De bedrijfsarts mag het medische deel. Collega’s mogen weten dat iemand afwezig is en wie het werk doet. De ondernemingsraad mag geen individuele diagnoses in een verzuimrapportage zien. Een dashboard met namen en aandoeningen is een incident dat op u wacht.

Een casemanager die u inhuurt, is een verwerker of een zelfstandige die onder een overeenkomst werkt. In de offerte hoort te staan dat medische details niet in de gewone mail worden gezet en dat het dossier bij u blijft. Arbopartner Brabant vraagt in het spoedformulier bewust niet naar een diagnose. Vul die ook niet in ‘ter toelichting’.

Meewerken is geen medische openheid

De werknemer moet meewerken aan re-integratie: afspraken nakomen, passend werk proberen, bij de arts verschijnen als dat is afgesproken. Meewerken betekent niet dat iemand zijn hele medische geschiedenis aan de directeur vertelt. Weigert iemand elke vorm van contact en elke arts, dan legt u die weigering vast en overlegt u met uw jurist over loon en vervolgstappen. U forceert het verhaal er niet uit.

Praktijkzinnen die deugen

‘Wat kunnen we deze week van je taken overnemen?’ ‘Zijn er werkzaamheden die je, voor zover je nu weet, wel zou kunnen doen, of wil je dat eerst met de bedrijfsarts bespreken?’ ‘Ik bel je donderdag weer. Als je eerder iets wilt afstemmen over het werk, kan dat.’ ‘Ik heb de diagnose niet nodig. Ik heb wel nodig of je maandag wel of niet op de planning staat.’

Zinnen die u schrapt: ‘Wat heb je precies?’ ‘Is het ernstig?’ ‘De vorige keer was je ook snel weer beter, toch?’ ‘Als je niet zegt wat het is, kan ik je niet helpen.’

Zet het in het protocol

Leidinggevenden onthouden een lijst van vijf regels beter dan een privacyverklaring van twaalf pagina’s. In het verzuimprotocol horen de wel-vragen, de niet-vragen en de zin over wat er in de notitie komt. Oefen het een keer in een kort overleg. De eerste echte ziekmelding is een slecht moment om de AVG te ontdekken.

De eerste week na een melding staat ook in het artikel over de ziekmelding. Privacy en daadkracht bijten elkaar niet. U kunt snel handelen én weinig medische gegevens verzamelen. Dat is zelfs sneller, omdat u niet verdwaalt in details die de planning niet veranderen.